De uitdaging

Onze opdracht omvatte een aantal standaard operational excellence aspecten aangevuld met de wens vanuit Het Nederlandse Rode Kruis om de uitvoer zo mensgericht mogelijk uit te voeren waarin de medewerkers binnen het P&O team en daarbuiten zoveel mogelijk betrokken waren om het gebruik een succes te maken. Meer efficiënte in P&O processen, meer transparantie en autonomie voor de medewerkers en een uitstekende salarisadministratie kunnen runnen waren nodig om meer aandacht aan de purpose van de organisatie te geven.

Smart solutions

Hoe ontwikkel je adhocratie? We zijn aan de slag gegaan met een audit, een kloofanalyse en een projectplan inclusief design en uitvoer waarin medewerkers centraal staan.

Het opzetten van een projectplan om binnen 6 maanden de basis aspecten van de software en proces inrichting van de gehele organisatie onder te brengen. Hierbij valt te denken aan het opstellen van een kloofanalyse van de bestaande processen, werkwijzen en team samenstelling en werkzaamheden, het opstellen van een implementatieproject plan opgedeeld uit het inrichten van de software (backend) inclusief het overzetten van data uit het huidige systeem uit UNIT4 en het inrichten van een gebruiksvriendelijke front end  in huisstijl met de nodige koppelingen naar het IT framework van het Rode Kruis en externe partijen (Arbodienst, leasemaatschappij, verzekeringen, pensioen maatschappij en het UWV).

Een aanvullende wens van het Rode Kruis was om te onderzoeken of een overstap naar een AFAS gespecialiseerd salarisadministratie partij wenselijk was. We hebben dit onderzoek uitgevoerd en de onderhandelingen gestart voor een overstap. Gedurende het project werd het duidelijk dat er te veel verantwoordelijkheid en taken neergelegd waren bij de huidige salaris administratie partij. Een SLA werd opgesteld over de inhoud van de samenwerking en een instemmingsverzoek is aan de OR voorgelegd waarna er een officieel akkoord is gegeven. 

Om de ontwikkeling van het P&O team naar meer professionaliteit te garanderen zijn er een aantal AFAS trainingen ingekocht om met AFAS te werken en twee medewerkers hebben de cursus tot super user gevolgd. Het proces van de maandelijkse salarisadministratie is onder de loep genomen en hier is meer structuur aan gegeven door het administratief verwerken veelal neer te leggen in workflows bij de medewerker, een draaiboek voor het gehele jaar op te stellen, introductie van een weekstart en een gezamenlijk online bibliotheek op te richten waarin het P&O team zelf aandachtpunten en leermomenten in instructies invullen. Constant doorontwikkeling met, voor en door elkaar.

Medewerkers zijn in het proces meegenomen door middel van  intense communicatie en groepssessies. Hoewel er in eerste instantie wat onduidelijkheid was, ontstond er opluchting binnen de organisatie. De wens om de basis persoonlijke processen zelf aan te vragen en bij te houden werd enorm gewaardeerd, inzage in het persoonlijk digitaal dossier was een verademing en voor leidinggevenden was het een last minder om zich bezig te houden met administratie. Kortom, de organisatie was het ermee eens dat de administratieve last nu veel minder was, gemakkelijk er transparanter. Zodat er meer tijd en energie kon gaan naar het helpen van de medemens. Met andere woorden: voor de purpose van het Nederlandse Rode Kruis.

Gains

• Ontwikkeling van een kloofanalyse
• Het uitwerken van een implementatieproject plan samen met de AFAS software leverancier, met daarin nadere concretisering van het project inclusief afstemming in termen van capaciteit en tijd. 
• Het leiden van de activiteiten bij de implementatie van één HR IT systeem met geharmoniseerde werkprocessen. 
• Rol van kwartiermaker voor het gebruik van het nieuwe HR IT systeem. 
• Het aansturen van derde partijen voor de realisatie/wijzigingen van koppelingen. Het gecontroleerd omzetten van datastromen naar en van het nieuwe HR IT systeem.  
• Opzet en inregelen van specifieke trainingen
• Het geven van (groep) sessies zodat P&O, medewerkers en leidinggevenden bekend raakten met het systeem en feedback konden geven
• Inrichten van de backend met data migratie
• Inrichten van de front-end volledig user friendly en volgens huisstijl ingericht
• Geven van (online) sessies en Webinars voor medewerkers in het land. De Webinar is ook opgenomen en geplaatst in de ontwikkelde P&O AFAS pagina waar medewerkers terecht kunnen voor het opnieuw bekijken van de Webinar, vragen kunnen stellen en informatie kunnen vinden
• Intensieve project team samenwerking met P&O, IT, Communicatie en externe partijen
• Beëindigen van het huidige systeem ingeregeld met 7 jaar bewaarplicht waarborging
• Contact en offerte voor het volledig digitaal maken van de personeelsdossiers.
• Onderhandeling en instemmingsverzoek overstap naar nieuw en gespecialiseerd AFAS salaris administrateur. SLA opgesteld en samenwerking opgesteld training medewerkers P&O en aanleveren van nodige managementinformatie en financiële bestanden.