Het Nederlandse Rode Kruis gelooft, vanuit de grond van het hart, dat je elkaar in nood niet in de steek laat. Niemand niet, nooit niet. Dat je onvoorwaardelijk, altijd en overal op medemenselijkheid moet kunnen rekenen. Uit respect voor elkaar, van mens tot mens. Development Onze opdracht omvatte een aantal standaard operational excellence aspecten aangevuld met de wens vanuit Het Nederlandse Rode Kruis om de uitvoer zo mensgericht mogelijk uit te voeren waarin de medewerkers binnen het P&O team en daarbuiten zoveel mogelijk betrokken waren om het gebruik een succes te maken. Meer efficiënte in P&O processen, meer transparantie en autonomie voor de medewerkers en een uitstekende salarisadministratie kunnen runnen waren nodig om meer aandacht aan de purpose van de organisatie te geven. Hoe ontwikkel je adhocratie? We zijn aan de slag gegaan met een audit, een kloofanalyse en een projectplan inclusief design en uitvoer waarin medewerkers centraal staan. Het opzetten van een projectplan om binnen 6 maanden de basis aspecten van de software en proces inrichting van de gehele organisatie onder te brengen. Hierbij valt te denken aan het opstellen van een kloofanalyse van de bestaande processen, werkwijzen en team samenstelling en werkzaamheden, het opstellen van een implementatieproject plan opgedeeld uit het inrichten van de software (backend) inclusief het overzetten van data uit het huidige systeem uit UNIT4 en het inrichten van een gebruiksvriendelijke front end in huisstijl met de nodige koppelingen naar het IT framework van het Rode Kruis en externe partijen (Arbodienst, leasemaatschappij, verzekeringen, pensioen maatschappij en het UWV). Een aanvullende wens van het Rode Kruis was om te onderzoeken of een overstap naar een AFAS gespecialiseerd salarisadministratie partij wenselijk was. We hebben dit onderzoek uitgevoerd en de onderhandelingen gestart voor een overstap. Gedurende het project werd het duidelijk dat er te veel verantwoordelijkheid en taken neergelegd waren bij de huidige salaris administratie partij. Een SLA werd opgesteld over de inhoud van de samenwerking en een instemmingsverzoek is aan de OR voorgelegd waarna er een officieel akkoord is gegeven. Om de ontwikkeling van het P&O team naar meer professionaliteit te garanderen zijn er een aantal AFAS trainingen ingekocht om met AFAS te werken en twee medewerkers hebben de cursus tot super user gevolgd. Het proces van de maandelijkse salarisadministratie is onder de loep genomen en hier is meer structuur aan gegeven door het administratief verwerken veelal neer te leggen in workflows bij de medewerker, een draaiboek voor het gehele jaar op te stellen, introductie van een weekstart en een gezamenlijk online bibliotheek op te richten waarin het P&O team zelf aandachtpunten en leermomenten in instructies invullen. Constant doorontwikkeling met, voor en door elkaar. Medewerkers zijn in het proces meegenomen door middel van intense communicatie en groepssessies. Hoewel er in eerste instantie wat onduidelijkheid was, ontstond er opluchting binnen de organisatie. De wens om de basis persoonlijke processen zelf aan te vragen en bij te houden werd enorm gewaardeerd, inzage in het persoonlijk digitaal dossier was een verademing en voor leidinggevenden was het een last minder om zich bezig te houden met administratie. Kortom, de organisatie was het ermee eens dat de administratieve last nu veel minder was, gemakkelijk er transparanter. Zodat er meer tijd en energie kon gaan naar het helpen van de medemens. Met andere woorden: voor de purpose van het Nederlandse Rode Kruis.Van de waan van de dag naar meer aandacht vanuit purpose.
Meer aandacht voor adhocratie dmv efficiënte in P&O processen, transparantie en autonomie voor de medewerkers.De uitdaging
Smart solutions
Gains
Meer cases
