Skip links

Sunweb Group International

HR optimaliseren vanuit purpose met diversiteit & inclusie

Sunweb Group is een van de leidende organisaties in Europa. Het fundamentele doel van de groep is om de best mogelijke vakantie-ervaring te bieden en uiteindelijk levenslange herinneringen te creëren. 

Cultuur ontwikkeling
Hoe kan Sunweb de HR-afdelingen optimaliseren naar een Shared Services-organisatie waarin medewerkers eigenaarschap tonen en engaged zijn in constante verandering? 

De uitdaging

“Klik hier voor een ticket voor New York en betaal. Easy go, easy done. Je gaat dit jaar naar New York”  Heb je je ooit afgevraagd waarom het zo makkelijk is om dat ticket te boeken? De reisbranche is een snel ontwikkelende markt en de reiziger koopt steeds meer vakanties online. Sunweb groeide snel en het werd duidelijk dat de organisatie de groei ook intern moest kunnen management. De wens was ontstaan om als gecentraliseerde HR organisatie meer controle te krijgen om flexibeler in te kunnen spelen op de steeds veranderende markt.  Sunweb is een internationale organisatie met vestigingen in heel Europa en centraliseren is een behoorlijke uitdaging om zelf uit te voeren door het operationeel administratieve HR team. Door de HR-afdeling te optimaliseren naar een Shared Services-organisatie voor de gehele organisatie, heeft Ganes een sterke basis gezet voor de HR-centralisatie van Sunweb.

Smart solutions

Door middel van gedegen  kwalitatief en kwantitatief onderzoek  is er een kloof analyse opgesteld. Hierbij is veelal gebruikt gemaakt van de bestaande en beschikbare informatie. We zeggen bij Ganes altijd dat er gestart kan worden met wat er al is. Vaak hebben onze opdrachtgevers hier geen kijk op en vinden basisgegevens een gegeven of zien er het belang niet van in.  Binnen een maand na de start was er een ontwerp voor een traject- en implementatie projectplan voor een HR shared services afdeling. 

Op verzoek van Sunweb Group International heeft Ganes een speciale interim HR-directeur geleverd die verantwoordelijk was voor de internationale HR-activiteiten. Dit was noodzakelijk omdat binnen het startende HR team geen senioriteit en kennis van internationaal HR aanwezig was. Om het traject succesvol af te ronden, was dit wel een vereiste.  Sunweb richtte zich tot nu toe alleen op de operationele administratieve kant en niet op (preventief) advies en training on the job voor leiderschap en medewerkers. Tijdens het project werd het HR-team gecomplimenteerd met professionals met gerichte specialismes, wat leidde tot een verbetering van de prestaties en competenties van het huidige HR-team . Er is sprake geweest van een exit van twee administratieve HR-medewerker en deze zijn vervangen door een talent acquisitie specialist met een IT specialisme, een HRBP en een senior level ervaren HR Officer.

Vanuit ons onderzoek werd duidelijk dat het huidige HR systeem (AFAS) niet up-to-date was.  Na nader onderzoek is gebleken dat het AFAS systeem wel het potentieel had om voor de gehele organisatie  gebruikt te worden. De AFAS software upgrade en inrichting van processen is door ons in kaart gebracht in een zgn. Programma Van Wensen vanuit gebruikersperspectief. 

Maar wat is er echt nodig om dit project tot een succes te maken? Ja, werknemers die met dit systeem willen werken! Nu is Sunweb een heel jonge organisatie  en het gelooft in veel vrijheid voor de medewerkers om dingen voor elkaar te krijgen. Sunweb beschikt over enorm veel talentvolle medewerkers die graag werken aan geweldige resultaten. WE besloten om met die kracht te werken. Medewerkers reageerden enthousiast om zelf aan de slag te gaan met een digitaal persoonlijk dossier en een online omgeving waar belangrijke en relevante documenten en informatie binnen een oogopslag te vinden zijn. Met wat testen, aanpassen en vele plezier tijdens de sessies, waren de meeste medewerkers om.

Maar het bleek dat de meeste medewerkers in leidinggevende functies  er niet nog niet helemaal klaar voor waren. Simpelweg omdat ze niet klaar waren voor die hoeveelheid verantwoordelijkheid (jong, onervaren en nieuw voor de baan). We hebben een aanvullend training plan opgesteld wat on the job en inhouse uitgevoerd is. Werken met wat je al hebt en gelijktijdig werden de kosten gedrukt. 

Persoonlijke aandacht aan medewerkers en leiderschap is essentieel gebleken bij Sunweb. Simpele zaken als waarom doen we dit, hoe ga je te werk en wat zijn de voordelen werden opgepakt en stap voor stap werd het gebruik van de geoptimaliseerde AFAS software geaccepteerd. Door middel van groepssessies werd er persoonlijk aandacht gegeven aan teams, iedere medewerker was in de  gelegenheid om contact op te nemen met HR via telefoon, e-mail, live sessies of op kantoor. In eerste instantie werd er met wat argwaan gereageerd tijdens de sessies, naarmate het traject vorderde werd het duidelijk dat er veel te winnen viel. Niet meer mailen en constant contact opnemen met HR voor simpele vragen en wachten tot er een antwoord komt. Juist zelf de antwoorden vinden en door het digitaal inrichten van processen kon er veel zelf ingeregeld worden. Medewerkers en leidinggevenden hadden opeens meer tijd om zich echt te richten op de belangrijke aspecten van het werk: de klanten echt goede dienstverlening verlenen met veel persoonlijke aandacht.

Gains
  • Van strategie tot implementatie. Gedurende het gehele project was Sunweb Group International zeer betrokken bij de ontwikkeling naar een Shared Service Center. Na ons vertrek kon het hele HR-team zelfstandig verder met de geplande activiteiten
  • Zeer duidelijk document inclusief procesanalyse en verdere ontwikkelingsmogelijkheden.
  • Het huidige AFAS HR-systeem werd opgewaardeerd in alle functionaliteiten om digitaal en online te werken met managementinformatie ter plaatse
  • API’s met andere systemen voor pensioen, gezondheid en ziekte etc.
  • On the job en inhouse training en begeleiding van leiderschap en medewerkers
  • Een upgrade en actuele job profielen samen met autorisatieoverzicht HR, IT en AFAS selfservice systeem
  • Een upgrade van het HR-team naar een duurzaam toekomstbestendig HR-team
  • Duidelijk overzicht van regelgeving omtrent corporate governance en beleid hoofdkantoor Zwitserland
  • Van weerstand naar ontwikkelen met persoonlijke aandacht en begeleiding resulterend in gemak en plezier
  • Meer persoonlijke aandacht voor de medewerkers vanuit leidinggevend kader door het wegvallen van onnodige administratie en zoekwerk
  • Meer persoonlijke aandacht voor de klant door medewerkers
Deel deze pagina:
Share
Meer cases
Meer over Cultuurontwikkeling